Europa-Park GmbH & Co Mack KG
Der Europa-Park ist Deutschlands größter Freizeitpark und bietet seinen Besucher:innen eine Vielzahl von Attraktionen, Shows und Events. Um das Erlebnis für die Gäste zu optimieren, benötigt der Europa-Park eine große Anzahl an qualifizierten Mitarbeitenden. Deren Einstellung und Onboarding ist aus prozesstechnischer Sicht eine Herausforderung und bindet im Regelfall viele Ressourcen. Deshalb hat der Europa-Park uns, die modernX, beauftragt, den digitalen Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitenden zu automatisieren und weiter zu optimieren.
https://www.europapark.de
Wir haben gemeinsam mit dem Europa-Park eine maßgeschneiderte Lösung weiterentwickelt und implementiert, die den digitalen Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender beschleunigt und vereinfacht.
Die digitale Plattform, die wir mit dem Europa-Park entwickelt haben, ist nicht nur eine individuell angepasste Lösung für das Unternehmen, sondern basiert technisch auf unserem bewährten Standard-Prozess für automatisiertes Bewerbungsmanagement: First Day Ready. Dieser auf Microsoft SharePoint und Power Automate basierende Prozess ermöglicht es, den gesamten digitalen Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender zu verbessern und durch Automatisierung zu unterstützen – von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag!
Für den Europa-Park haben wir diesen Einstellungsprozess auf deren Anforderungen individualisiert. Daraus ergeben sich für den Europa-Park-spezifischen sogenannten eBoarding-Prozess folgende Mehrwerte:
Optimierung des digitalen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender: Der komplett digital unterstützte Onboarding-Prozess wurde weiterentwickelt und verbessert – von der Beantragung von Visa oder der Organisation einer Unterkunft bis hin zur Useranlage und der Erstellung von Namensschildern. Die neuen Mitarbeitenden erhalten vollautomatisiert alle personalisierten Informationen und Dokumente, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen.
Integration in bestehende Microsoft-Teams-Umgebung: Die digitale Plattform ist nahtlos in die bestehende Microsoft-Umgebung (Teams, SharePoint, Viva Engage) des Europa-Parks integriert, sodass die neuen Mitarbeitenden direkt mit ihren Kolleg:innen kommunizieren und zusammenarbeiten können. Sie erhalten zudem automatisch Zugriff auf die relevanten Informationen.
Anbindung externer Systeme: Die neue digitale Plattform ist mit verschiedenen externen Systemen verbunden, um Daten auszutauschen und Prozesse zu automatisieren. Zum Beispiel werden die neuen Mitarbeitenden automatisch angelegt und Berechtigungen für sie vergeben, neue Tickets erstellt, E-Mails versendet oder personalisierte Dokumente erstellt und zugestellt.
Automatisierung der Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden: Die neue digitale Plattform übernimmt die Kommunikation mit den neuen Mitarbeitenden während des gesamten Onboarding-Prozesses. Sie sendet ihnen automatisiert Erinnerungen, Termine, Feedback-Anfragen und Willkommensbotschaften.
Unterstützung der Kolleg:innen: Durch die Einführung der neuen Lösung konnten viele bisher manuelle Tasks wie beispielsweise die Anlage neuer Mitarbeitenden oder das Erstellen und Versenden von personalisierten Informationen automatisiert werden, sodass die betroffenen Kolleg:innen mehr Zeit haben, um sich persönlich um die neuen Mitarbeitenden zu kümmern.
Ablösung von Jira und dadurch Einsparung von Kosten: Die neue digitale Plattform ersetzt das bisher genutzte Tool Jira, welches hohe Lizenzkosten verursachte, und ergänzt dieses zusätzlich noch durch viele weitere Funktionalitäten. Die von der modernX implementierte Plattform ist eine kostengünstige und effiziente Alternative, die auf Microsoft Power Automate und SharePoint basiert, für die der Europa-Park bereits die benötigten Lizenzen besaß.
Die Projektleiterin Laetitia Eschenlohr, Projektmanagerin Human Resources beim Europa-Park, ist äußerst zufrieden mit der automatisierten Lösung der modernX:
"Die neue Plattform der modernX hat unseren Onboarding-Prozess enorm verbessert und beschleunigt. Wir können nun unsere neuen Mitarbeitenden viel besser betreuen und integrieren. Die Zusammenarbeit mit der modernX war hervorragend. Sie haben uns immer kompetent beraten und kurzfristig auf unsere Anliegen reagiert. Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis und können die moderne Lösung jedem Unternehmen empfehlen, das seinen Onboarding-Prozess optimieren und automatisieren möchte."
Jan-Luca Bachmann, stellvertretender Direktor HR & Organisation des Europa-Parks, ist ebenfalls begeistert von der neuen Lösung:
"Die zusätzlichen Möglichkeiten von Power Automate gegenüber unserer bisherigen Lösung bringen uns nochmal auf ein ganz neues Level. Durch die hervorragende Beratung der modernX ist es uns gelungen, zum einen viele Arbeiten zu automatisieren und zum anderen viele weitere Funktionalitäten durch die Anbindung externer Systeme zu realisieren. Dieses Projekt hat uns gezeigt, was alles mit der Power Plattform möglich ist. Daher denken wir bereits über weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit nach. Wir bedanken uns für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und freuen uns darüber, einen solch kompetenten Partner für uns gefunden zu haben."
Wir von der modernX bedanken uns für die tolle Zusammenarbeit! Wir freuen uns, dass wir den Europa-Park bei der digitalen Optimierung und Automatisierung unterstützen konnten, und sind stolz auf das Ergebnis unserer gemeinsamen Arbeit.
Wenn Sie ebenfalls Interesse an unserer Lösung First Day Ready oder unseren weiteren maßgeschneiderten Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer HR-Prozesse haben, melden Sie sich einfach bei uns. Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzubringen!
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