Haben Sie versehentlich ein Postfach in Exchange Online gelöscht und müssen es wiederherstellen oder möchten auf die Mails von einem Mitarbeiter zugreifen, der bereits seit mehreren Jahren nicht mehr für Ihr Unternehmen tätig ist?
Standardmäßig hält Microsoft Postfächer für einen Zeitraum von 30 Tagen vor. Nach Ablauf dieser Zeit werden sowohl die User als auch die damit verbundenen Postfächer gelöscht - und das endgültig. Vom Microsoft Support erhalten Sie dann lediglich den Hinweis:
Wiederherstellen von gelöschtem User incl. Postfach Lösungsschritte:
Restore a user - Microsoft 365 admin | Microsoft Docs Es ist nicht möglich, ein Konto wiederherzustellen, das nach 30 Tagen aus dem lokalen AD und dem Office 365-Portal gelöscht wurde. Die beste Vorgehensweise vor dem Entfernen eines Benutzers ist, den Besitzer seiner OneDrive for Business-Bibliothek zu übernehmen und diese Dateien dann an einen anderen Ort zu verschieben.
Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig die richtige Einrichtung des Microsoft Tenatns ist. Falsch konfiguriert kann dies zu Datenverlust oder datenschutzrechtlichen Problemen führen und das, obwohl Microsoft alle notwendigen Mittel kostenfrei zur Verfügung stellt.
In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen am Beispiel der Aufbewahrungsrichtlinie aufzeigen, wie Sie Ihren Tenant so konfigurieren, dass dieser nicht nur datenschutzkonform ist, sondern auch vor Datenverlusten geschützt ist. Mit Hilfe der Aufbewahrungsrichtlinie ist es ihnen möglich, sämtliche Dateien, Chats und Mails für eine definierte Zeit und damit über die standardmäßigen 30 Tage hinaus aufzubewahren. Über das Compliance Center und der dort verfügbaren Inhaltssuche lassen sich die Dateien durchsuchen und über die Exchange Powershell wiederherstellen. So gehen keine Mails mehr verloren. Für den Anwender nicht sichtbar, aber für den Administrator wiederherstellbar.
Erstellen und Konfigurieren einer Aufbewahrungsrichtlinie:
Melden Sie sich unter https://protection.office.com/retention mit Ihrem Administrator an
Neue Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen. Der Assistent zur Erstellung einer Aufbewahrungsrichtlinie begleitet sie bei der Einrichtung der Richtlinie
Name und Beschreibung vergeben
Die gewünschten Dienste auswählen, auf die diese Aufbewahrungsrichtlinie angewendet werden soll. Hierbei muss zwischen Teams und den restlichen Locations unterschieden werden, da hier technisch gesehen unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien angelegt werden müssen.